SharePoint-chaos voorkomen? Zo krijgt u weer grip op uw data

De overstap naar Microsoft 365 en SharePoint Online biedt veel voordelen. U werkt veilig in de cloud, bent locatieonafhankelijk en kunt beter samenwerken. Maar in de praktijk zien wij bij Constant IT dat veel organisaties de controle snel verliezen. Documenten zijn lastig terug te vinden, mappenstructuren raken versnipperd en toegangsrechten zijn onduidelijk geregeld.

Klinkt dat herkenbaar? Dan is het tijd om opnieuw grip te krijgen op uw data en uw digitale werkomgeving.

In deze blog leest u:

• Waarom SharePoint vaak onoverzichtelijk wordt

• Welke risico’s dat met zich meebrengt

• En vooral: hoe u dit structureel voorkomt of oplost

Bij veel organisaties wordt de migratie naar SharePoint aangepakt door de bestaande netwerkschijven, zoals de bekende X:\ of Y:, rechtstreeks over te zetten. Daardoor ontstaan lange, diep geneste mappenstructuren die ooit logisch waren, maar inmiddels moeilijk te onderhouden zijn.

Daarbij worden rechten niet altijd correct overgenomen en ontbreekt het vaak aan centrale richtlijnen voor gebruik en beheer. Medewerkers die al jaren in dezelfde structuur werken vinden meestal hun weg nog wel, maar nieuwe collega’s raken het overzicht kwijt. De zoekfunctie biedt weinig uitkomst als de data zelf niet goed gestructureerd is.

Een onduidelijke of versnipperde SharePoint-omgeving brengt verschillende risico’s met zich mee:

• Tijdverlies: medewerkers verspillen onnodig tijd met het zoeken naar bestanden

• Fouten: verkeerde of verouderde versies worden per ongeluk gebruikt

• Beveiligingsrisico’s: gebruikers hebben soms toegang tot informatie die ze niet mogen zien

• Gebrek aan adoptie: gebruikers wijken uit naar onveilige alternatieven zoals e-mail of lokale opslag

Een omgeving die niet logisch en beheersbaar is ingericht belemmert de samenwerking en leidt tot frustratie.

Bij Constant IT helpen wij organisaties om structuur en overzicht terug te brengen in hun digitale werkomgeving. Onze aanpak is doordacht, technisch onderbouwd en gericht op blijvende beheersbaarheid.

1. Werken met duidelijke documentlibraries

In plaats van één grote bibliotheek met honderden mappen, richten we per afdeling of proces een eigen documentlibrary in. Denk aan afdelingen zoals HR, Finance of Sales. Dit zorgt voor herkenbaarheid, overzicht en afgebakende toegangsrechten.

2. Gebruik van metadata in plaats van mappen

Metadata is extra informatie die u aan documenten toevoegt, zoals type, datum, status of afdeling. Hierdoor wordt zoeken veel sneller en nauwkeuriger, zonder dat u complexe mappenstructuren hoeft op te bouwen.

3. Inrichten van een centrale zoeklaag, de Data Hub

Met een centrale Data Hub kunnen gebruikers zoeken over meerdere sites en bibliotheken tegelijk, uiteraard alleen binnen de gegevens waarvoor zij rechten hebben. Dit verhoogt de efficiëntie en versterkt de controle over toegangen.

4. Beheer van rechten en machtigingen

Een veilige omgeving vraagt om heldere rollen en toegangsrechten. Wij helpen u met het opstellen, controleren en beheren van deze rechtenstructuren, zodat alleen bevoegden toegang hebben tot gevoelige documenten.

5. Structurele adoptie en training

Technologie werkt pas goed als gebruikers weten hoe ze ermee moeten omgaan. Wij verzorgen training en begeleiding, zodat medewerkers begrijpen hoe ze bestanden vinden, delen en beheren, en wat hun rol is in het netjes houden van de structuur.

Een goed ingerichte SharePoint-omgeving leidt tot meer rust, hogere productiviteit, betere samenwerking en minder risico’s. Veel van onze klanten ervaren na optimalisatie directe winst in overzicht, veiligheid en gebruiksgemak.

Wilt u weten hoe uw SharePoint-omgeving ervoor staat, of wilt u gericht verbeteringen doorvoeren?
Wij denken graag met u mee staan voor u klaar. Neem contact met ons op voor meer informatie.