Beter samenwerken dankzij Microsoft Planner

Microsoft Planner is een vrij nieuwe – en dus nog relatief onbekende – tool voor plannen, samenwerken en projectmanagement. De software is sterk visueel georiënteerd, bijzonder makkelijk in het gebruik en integreert naadloos met andere Office 365-producten zoals Teams, Project, OneNote en SharePoint.

Microsoft Planner is een tool voor efficiënt en effectief plannen, samenwerken en (eenvoudig) projectmanagement. Qua functionaliteiten zit het grofweg in dezelfde hoek als Trello. Planner is met name geschikt voor het organiseren en coördineren van teams en het managen van kleinere projecten waarvoor uitgebreide projectmanagementsofware zoals Asana en Smartsheet te veel van het goede is.

Aan de hand van de belangrijkste functionaliteiten en voordelen van Microsoft Planner leggen we uit hoe teams de tool kunnen inzetten om allerhande organisatorische en praktische problemen op te lossen.

Planner biedt veel mogelijkheden om het werk visueel te organiseren. Ieder project of plan heeft bijvoorbeeld een eigen bord waarop u buckets kunt ordenen. Dat zijn visuele blokken waarmee u verschillende fasen, soorten werk, afdelingen of andere betekenisvolle elementen kunt onderscheiden. Met deze buckets kunt u de taken gemakkelijk sorteren, bijvoorbeeld op basis van status of verantwoordelijke. Sleept u een bucket naar een andere kolom? Dan kunt u de status of verantwoordelijke wijzigen.

Omdat de taakplanning visueel wordt weergegeven, is het gemakkelijk voor iedereen om deadlines te monitoren, vooruit te plannen en inzicht te krijgen in de projectstatus. In de wekelijkse en maandelijkse taakweergaven kunt u taken plannen via drag-and-drop.

Ook de grafieken zijn een handig visueel hulpmiddel. Ze bieden een overzicht van al het lopende werk, waardoor teamleden in één oogopslag kunnen zien wat de status en voortgang is van verschillende projecten. Ook is snel te zien of u voor een project achterloopt op schema en of er een deadline nadert.

Planner is gemakkelijk op te zetten. Een teamlid toevoegen? Begin simpelweg te typen en Planner legt u meteen de meest waarschijnlijke optie voor. De gebruikersinterface met plannen, buckets en taken voelt intuïtief aan en is snel te begrijpen.

Planner is geoptimaliseerd voor real-time samenwerken. Binnen ‘Mijn taken’ vindt u een uitgebreide lijst met al uw taken en de statussen van alle plannen. Werkt u samen met anderen? Dan kunt u precies volgen waar iedereen mee bezig is. In de Planner Hub kunt u – zowel wat betreft tijd als taken – gedetailleerde rapportages raadplegen van taken, voortgang en bestede tijd.

Binnen Planner kunt u bestanden toevoegen aan taken, real-time samenwerken aan deze bestanden en conversaties voeren zonder naar een andere applicatie te hoeven schakelen. Daardoor blijven discussies en resultaten altijd op één centrale plaats: bij het plan in Planner.

Met Planner blijven teamleden altijd van alles op de hoogte. Zo kunt u bijvoorbeeld notificaties ontvangen voor nieuwe taken die worden toegewezen en wanneer u aan een gesprek wordt toegevoegd. Ook kunnen meldingen worden verstuurd met een overzicht van de taken voor komende week plus naderende deadlines.

Door de functies ‘groeperen’ en ‘filteren’ krijgt u diepere inzichten. Filter taken bijvoorbeeld op vervaldatum om alle naderende deadlines te zien. En dankzij de groepeerfunctie kunt u toekomstige taken bekijken en zo uw werk prioriteren.

Telefoon, tablet, laptop: Planner is beschikbaar op alle apparaten. Of je nu op kantoor, in de trein of thuis zit: je kunt daardoor altijd snel checken wat de stand van zaken van een project is of wat je vandaag allemaal moet doen. En zolang er een internetverbinding is, is Planner altijd en tussen alle apparaten gesynchroniseerd.

Als onderdeel van Office 365 en uw Microsoft Cloud-omgeving is Planner naadloos te integreren met andere Office-applicaties zoals Outlook, Teams, SharePoint, OneNote en Project. Taken zijn bijvoorbeeld meteen naar Outlook-agenda’s door te zetten. En bestanden in SharePoint en notities in OneNote zijn direct toegankelijk. Omdat teamleden constant in de Office 365-omgeving blijven, hoeven ze nooit te switchen tussen accounts.

Wilt u meer weten over de voordelen van een cloud-infrastructuur? Lees dan: Cloud-infrastructuur voor uw bedrijf: de 5 belangrijkste voordelen.

Microsoft Planner is een lichtgewicht tool waarmee teams kunnen plannen en samenwerken. Dankzij de intuïtieve gebruikersinterface en de sterk visuele oriëntatie is de software zeer gebruiksvriendelijk. Het systeem met plannen, buckets en taken maakt het mogelijk om efficiënt en effectief teams en projecten te monitoren, coördineren en managen. Door de meldingen en het feit dat de software beschikbaar is voor alle apparaten, kan ieder teamlid van alles op de hoogte blijven. Niet onbelangrijk: als onderdeel van het Office 365-pakket integreert Planner bovendien naadloos met applicaties als Outlook, Teams, SharePoint, OneNote en Project.

Constant IT is onder meer gespecialiseerd in de Microsoft Cloud en Microsoft 365, waaronder Planner. Bent u benieuwd naar de mogelijkheden van Planner in uw organisatie? Neem dan contact met ons op via 020-7608700 of info@constant.it. Onze consultants komen ook graag bij u langs om u te ondersteunen en adviseren bij uw doelstellingen of uitdagingen op het gebied van IT.