De 10 meest gestelde vragen over Office 365

Gemakkelijk opschalen en afschalen, automatische software-updates, geen initiële investeringen, automatische back-ups: cloud-software heeft een hoop voordelen. Maar overstappen naar de cloud is niet altijd een eenvoudige beslissing. Bedrijven die overwegen om Office 365 te nemen, zitten vaak met een hoop vragen. In dit artikel geven we antwoord op de 10 meest gestelde vragen over Office 365.

Voor de cloud-gebaseerde productiviteitssoftware van Office 365 betaalt u niet, zoals vroeger bij Office 2016 en voorgaande edities een eenmalig bedrag bij aanschaf. In plaats daarvan betaalt u per gebruiker per maand.

Office 365 heeft drie Business-abonnementen:

• Business Essentials à 4,20 euro per gebruiker per maand: geen desktop- maar alleen webversies van Word, Excel, etc.
• Business à 8 euro per gebruiker per maand: met desktopversies maar zonder bijvoorbeeld e-mailhosting.
• Business Premium à 10,50 euro per gebruiker per maand: met e-mailhosting van 50 GB, SharePoint, Skype voor Bedrijven, etc.

Bovendien zijn er de Enterprise-abonnementen Enterprise E1 (6,10 euro per gebruiker per maand), Office 365 ProPlus (12,90 euro per maand) en Office 365 Enterprise E3 (19,70 euro per maand), die met name zijn gericht op organisaties met meer dan 300 gebruikers. Dit artikel focust vooral op de drie Business-abonnementen.

Aanvullende componenten zijn mogelijk voor bijvoorbeeld Exchange (grotere inbox, anti-virus), SharePoint (formulieren, PowerPivot), extra OneDrive-opslag, Visio Pro en Project Pro.

In de abonnementen Business en Business Premium zitten de desktopversies van de apps Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access (alleen PC) en Publisher (alleen PC).

Het goedkoopste abonnement Business Essentials bevat geen desktopversies maar uitsluitend de webversies van Word, Excel, PowerPoint en Outlook.

Apps zoals Visio en Project zijn apart verkrijgbaar, zie hierboven onder vraag 1 het stuk over aanvullende componenten.

Qua aanvullende diensten zit in het Business-abonnement uitsluitend OneDrive. Business Premium en Business Essentials bevatten allebei Exchange, OneDrive, SharePoint, Skype voor Bedrijven en Microsoft Teams.

Dat verschilt tussen de desktop- en de webversies van de apps. De desktopversies van bijvoorbeeld Word, Excel, PowerPoint en Outlook kunt u gewoon offline gebruiken. Zodra u weer verbinding met internet maakt, worden alle wijzigingen gesynchroniseerd op al uw apparaten. Via OneDrive kunt u tot 1 TB opslagruimte gebruiken voor het synchroniseren tussen uw apparaten. Heeft u hiervoor extra ruimte nodig? Dan kunt u dat bijkopen.

De webversies van de apps zijn niet offline te gebruiken.

De locatie van hosting is van belang om compliant te zijn met onder andere de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Office 365-data binnen de Microsoft Cloud wordt gehost op EU-servers in Nederland en Ierland.

Microsoft treft een bijzonder groot aantal beveiligingsmaatregelen. Denk hierbij aan sterke encryptie van gegevens, dagelijks back-ups van uw gegevens, inbraakdetectie, spam- en virusbescherming, geografische spreiding van data en biometrische toegangsbeveiliging van de datacenters. E-mail kunt u eventueel aanvullend versleutelen via Azure Information Protection.

Office 365 Business-, Business Premium- en ProPlus-abonnees kunnen Office installeren op maximaal vijf PC’s of Macs, vijf tablets en vijf smartphones. Business Essentials omvat geen desktopinstallaties, dus kunt u Office installeren op maximaal vijf telefoons en vijf tablets. Hybride Windows-apparaten, zoals de Microsoft Surface Pro, kunt u rekenen als een pc of een tablet.

Uw gegevens zijn en blijven van u. Zorg ervoor dat u regelmatig back-ups maakt en al uw gegevens goed opslaat. Zo weet u zeker dat uw data niet verloren gaat, ook niet als u ooit besluit om uw abonnement op te zeggen. Heeft u uw Office 365-abonnement opgezegd of is het verlopen? Dan blijven alle gegevens en applicaties nog 30 dagen beschikbaar voor alle gebruikers, vervolgens is de data nog 90 dagen beschikbaar voor de beheerder en daarna wordt het definitief verwijderd.

In de service level agreements is opgenomen dat alle Office-services gegarandeerd een uptime van 99,9 procent hebben. De feitelijke uptime is in de regel nog een stuk hoger met 99,99 of 99,98 procent. Valt het datacenter dat u gebruikt onverhoopt uit, dan wordt meteen een ander datacenter ingeschakeld. Mocht u ergens tegenaan lopen: Microsoft biedt 24/7 online en telefonische ondersteuning.

Standaard krijgt iedere gebruiker 1 TB. Is dat voor u onvoldoende? Dan kunt u gemakkelijk extra opslagruimte bijkopen.

Dat zou zeer goed kunnen. De verschillende abonnementen van Office 365 bieden voor ieder wat wils. Elk bedrijf is anders ingericht, heeft verschillende wensen en een andere werkwijze, waardoor u wellicht niet direct weet welk abonnement het beste bij uw organisatie past. De consultants van Constant IT komen graag met u in contact om u te helpen bij het kiezen en implementeren van de Office 365-software.

Constant IT is onder meer gespecialiseerd in de Microsoft Cloud, waaronder Office 365. Bent u benieuwd naar de mogelijkheden van Office 365 in uw organisatie? Neem dan contact met ons op via 020-7608700 of info@constant.it.