Office 365 of G Suite: wat is het beste voor mijn bedrijf?

De techgiganten Microsoft en Google hebben met Office 365 en G Suite allebei een populair pakket voor productivity tools in de cloud. Maar welk pakket kunt u het beste kiezen voor uw bedrijf? Aan de hand van de verschillende voordelen en nadelen van beide softwarebundels helpen we u kiezen.

Office 365 en G Suite (voorheen: Google Apps for Work) zijn allebei softwarepakketten op abonnementsbasis met allerhande administratieve, samenwerkings- en productiviteitstools zoals agenda, e-mail, tekstverwerken, cloudopslag, spreadsheets en videobellen. Per maand betaalt u voor het gebruik van de tools, waarbij u altijd beschikt over de laatste versie van de software. Bij beide pakketten kunt u veel taken uitvoeren in de cloud, Office 365 biedt bovendien de mogelijkheid om applicaties op een pc te installeren.

G Suite heeft de volgende abonnementen:

• Basic à 4 euro per gebruiker maand: basisapplicaties met 30 GB opslag.
• Business à 8 euro per gebruiker per maand: Basic plus onbeperkte opslag en mogelijkheden zoals e-mails en chats archiveren.
• Enterprise à 23 euro per gebruiker per maand: uitgebreid pakket met alles van Business plus geavanceerde mogelijkheden, zoals Gmail integreren met archiveertools van derden en gegevensverlies voorkomen voor Gmail en Drive.

Office 365 heeft meerdere abonnementen, dit zijn de belangrijkste:

• Business Essentials à 4,20 euro per gebruiker per maand: geen desktop- maar alleen webversies van Word, Excel, etc.
• Business à 8 euro per gebruiker per maand: met desktopversies maar zonder bijvoorbeeld e-mailhosting.
• Business Premium à 10,50 euro per gebruiker per maand: met e-mailhosting van 50 GB, SharePoint, Skype voor Bedrijven, etc.

Opslag is vooral een aandachtspunt bij het Basic-abonnement van G Suite. Hoewel dat met 4 euro iets goedkoper is dan de vergelijkbare variant van Office 365 (Business Essentials voor 4,20 euro), kan de maximale opslagruimte van 30 GB te beperkt zijn voor gebruikers. Zeker omdat de gebruikte opslag voor e-mail hier nog afgaat. De 1 TB van Office 365 is voor de meeste gebruikers meer dan voldoende. Echter, werkt u vaak met grote afbeeldingen, video’s of audiobestanden? Dan kan de limiet zo bereikt zijn. In dat geval kunt u tegen een kleine extra vergoeding meer opslagruimte kopen.

Gmail van Google is robuust en snel plus de gebruikersinterface is eenvoudig en intuïtief, onder meer door de krachtige zoekfunctionaliteit. Omdat Gmail zo populair is, zijn er een hoop apps van derden beschikbaar om extra functionaliteiten toe te voegen. Nadeel aan Gmail is echter dat u mails niet kunt sorteren of groeperen, daarvoor is een programma zoals Outlook of Thunderbird nodig.

Outlook van Office 365 heeft ook een browserversie, maar die wordt minder geprezen dan die van Google. Het grote voordeel van Office 365 is dan weer dat de offline mailclient van Outlook een ongekend aantal mogelijkheden biedt, onder meer om e-mails te sorteren, groeperen en labelen.

Hier ligt mogelijk het belangrijkste verschil: met Office 365 krijgt u bij de meeste pakketten desktopversies van programma’s als Word, Excel en Powerpoint. Bij G Suite zitten alleen de browserversies, zoals Google Documenten, Google Spreadsheets, etc. Los van het feit dat u en uw collega’s waarschijnlijk gewend zijn te werken met de desktopversies van Office, hebben deze applicaties ook uitgebreidere mogelijkheden. Moet u wat hogere wiskunde toepassen in een spreadsheet of wilt u fraaie animaties toevoegen aan een presentatie? Dan verslaan Excel en PowerPoint hun geestverwanten van Google.

Met de online apps van zowel Microsoft als Google kunnen u en uw collega’s uitstekend real-time samenwerken. Met de offline Office-versies kan het ook, maar het werkt allemaal wat minder intuïtief. De apps van G Suite zijn primair gebouwd om soepel mee samen te kunnen werken en voelen daardoor wat natuurlijker aan.

Skype is natuurlijk de klassieke applicatie voor videobellen, maar Google Hangouts doet er qua gebruiksgemak en stabiliteit van de verbinding zeker niet voor onder. Een mogelijke belemmering voor u is het maximale aantal deelnemers van G Suite aan een gesprek: 25 bij Basic en Business en 50 bij Enterprise (via Meet by Google Hangouts). Bij Office 365 is dit maximaal 250. Nog een voordeel van Skype is het grotere aantal mensen dat ermee bekend is.

Beide softwarepakketten hebben voor alle applicaties ook een variant voor mobiele apparaten (iOS en Android). Handig voor als u onderweg snel nog even wat moet opzoeken. Een groot voordeel van mobiele apps is ook dat u kunt blijven doorwerken als u geen internet heeft, mits u zorgt dat u van tevoren alles heeft gesynchroniseerd.

Er wordt vaak onterecht gedacht dat G Suite alleen werkt als u online bent. G Suite is, net zoals Office 365, volledig offline te gebruiken – mits offline toegang is ingeschakeld. Dat kan door in Google Documenten, Spreadsheets of Presentaties in het menu onder ‘instellingen’ op ‘offline’ te klikken. Zodra u weer online bent, zullen al uw bestanden gesynchroniseerd worden. Mobiele apparaten hebben minder opslagcapaciteit dan desktops. Wilt u offline werken op uw smartphone of tablet? Dan moet u van tevoren aangeven welke bestanden u nodig heeft om te voorkomen dat uw geheugen niet meteen vol raakt.

De duurdere abonnementen van zowel G Suite als Office 365 hebben ook geavanceerdere features, zoals tools voor e-discovery, geavanceerde rapportages, het voorkomen van dataverlies, het bouwen van een intranet etc.

De belangrijkste voordelen van G Suite:

• Onbeperkte data-opslag bij de pakketten Business en Enterprise.
• De browserversie van Gmail is veelgeprezen.

De belangrijkste nadelen van G Suite:

• De opslagruimte van 30 GB van het abonnement Basic is erg beperkt.
• Met Gmail kunt u e-mails niet sorteren, groeperen en labelen.
• G Suite heeft geen desktopapplicaties (maar de browserapps zijn wel offline te gebruiken).
• Het maximale aantal deelnemers aan video calls is met 25 of 50 niet bijzonder uitgebreid.

De belangrijkste voordelen van Office 365:

• Bij de goedkopere abonnementen is 1 TB opslagruimte een prima deal.
• De offline mail client van Outlook heeft een ongekend aantal mogelijkheden.
• U kunt alle applicaties op uw desktop installeren, tenzij u het goedkoopste abonnement neemt.
• Bij Skype kunnen tot maximaal 250 mensen tegelijkertijd aan het gesprek deelnemen.

De belangrijkste nadelen van Office 365:

• Real-time samenwerken wordt door veel gebruikers wat minder prettig ervaren dan bij G Suite.

G Suite en Office 365 zijn allebei populaire pakketten onder bedrijven, toch gebruiken zo’n drie keer meer bedrijven de software van Office 365 (65 procent) dan die van G Suite (19 procent). De prijsverschillen tussen de twee zijn minimaal. Om te bepalen welk pakket u het beste kunt nemen, moet gekeken worden naar veel verschillende factoren. Ieder bedrijf is anders ingericht, heeft andere wensen en heeft een andere werkwijze. De consultants van Constant IT komen graag met u in contact om u te helpen bij het kiezen en implementeren.

Constant IT is onder meer gespecialiseerd in de Microsoft Cloud, waaronder Microsoft Office 365. Bent u benieuwd naar de mogelijkheden van Office 365 of G Suite in uw organisatie? Neem dan contact met ons op via 020-7608700 of info@constant.it.