Wat is Microsoft Teams?

Skype for Business is een gevestigde naam in de zakelijke wereld. Het programma verdwijnt echter om plaats te maken voor het relatief nieuwe Microsoft Teams. In de zomer van 2018 bevatte Teams reeds alle functionaliteiten van Skype for Business en Microsoft blijft werken aan uitbreidingen. Maar wat is Microsoft Teams? En wat kunt er precies mee?

Microsoft Teams, geïntroduceerd in 2016, is een communicatie- en samenwerkingstool voor teams. Met deze applicatie hebben organisaties één tool voor het samenbrengen van mensen, conversaties en content om de samenwerking te verbeteren. Teams is volledig geïntegreerd in de andere Office-applicaties en ontworpen voor de Microsoft Cloud.

Microsoft Teams is standaard inbegrepen bij de Office 365-abonnementen Business Premium en Business Essentials. Sinds juli 2018 is er ook een gratis versie met maximaal 300 gebruikers, 10 GB opslagruimte voor bestanden en 2 GB persoonlijke opslag. Deze versie, waarmee Microsoft de concurrentie aangaat met Slack, is wat uitgekleder. Zo bevat het bijvoorbeeld geen mogelijkheden voor geplande vergaderingen, telefoongesprekken, audiovergaderingen en vergaderopnamen.

Eerst en vooral is Microsoft Teams een communicatietool. Een belangrijk communicatiekanaal voor teams is de chat. Die kan worden gebruikt voor privé- en teamgesprekken en is volledig geïntegreerd met Skype voor voice- en videoconferences. Teams biedt bovendien een integrale oplossing voor zakelijk bellen, evenals Skype for Business dus.

Microsoft noemt Teams een ‘hub voor teamwork’. Applicaties zoals Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner, Power BI en Delve zijn namelijk ingebouwd zodat teamleden alle gegevens direct kunnen raadplegen vanuit één omgeving. Denk aan bestanden in SharePoint Online, notities in OneNote en projecten in Microsoft Planner. Alle bestanden zijn altijd gesynchroniseerd in alle apps en op ieder device. Teams helpt bovendien bij het sorteren, ontdekken en delen van informatie binnen de gehele cloud.

Omdat ieder team uniek is en anders werkt, is Microsoft Teams volledig te customizen. Denk aan instellingen aanpassen (per team, gebruiker of device), kanalen toevoegen en notificaties aanpassen. Apps en diensten van derden zoals Twitter, Zoom Meetings, Ruum by SAP en SignEasy zijn bovendien gemakkelijk te integreren om de productiviteit van uw team te verhogen.

Gebruikt uw organisatie Skype for Business? Dan moet u hoe dan ook op enig moment overstappen op Microsoft Teams. Wij adviseren om Teams een tijdje naast Skype for Business te laten draaien, zodat de organisatie als geheel én individuele medewerkers er alvast aan kunnen wennen. Dit advies wordt onderstreept door Microsoft. Het verdient aanbeveling om in deze fase statistieken omtrent kwaliteit, betrouwbaarheid en gebruik van Teams bij te houden en te vergelijken met die van Skype for Business.

Voor het migreren naar Microsoft Teams is er geen one-size-fits-all-strategie. Factoren als hoe een organisatie Skype for Business momenteel gebruikt en wat het voortaan anders wil met Microsoft Teams, zijn bepalend voor de aanpak van de migratie.

Bij het migreren dient over een aantal specialistische zaken te worden nagedacht, zoals de implementatie van SharePoint en OneDrive (voor zover dit nog niet is gebeurd). Wordt dit niet goed geregeld, dan kunnen er bijvoorbeeld dubbele bestanden ontstaan bij het delen van bestanden in een Teams-kanaal. Een op de organisatie toegesneden, integrale aanpak is dus vereist voor de migratie.

Migreren naar Microsoft Teams is altijd maatwerk. De ervaren consultants van Constant IT, die onder meer zijn gespecialiseerd in de Microsoft Cloud en Office 365, begeleiden uw organisatie graag in het migratieproces. Bent u benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan contact met ons op via 020-7608700 of info@constant.it.