Welke problemen kan SharePoint oplossen voor uw bedrijf?

Meer dan 80 procent van de Fortune 500-bedrijven heeft een SharePoint-omgeving. Waarom? Omdat organisaties met dit web-gebaseerde samenwerkingsplatform veel praktische en organisatorische uitdagingen kunnen tackelen.

SharePoint is een digitale omgeving voor uw bedrijf. Medewerkers kunnen daardoor op een veilige manier en met ieder device informatie opslaan, organiseren, delen en raadplegen.

SharePoint bevat onder meer functionaliteiten voor content- en documentmanagement, interne communicatie, personal cloud (via OneDrive for Business) en custom web applications. SharePoint is onderdeel van Office 365, waardoor de twee pakketten perfect samenwerken.

Dit zijn de 5 belangrijkste problemen binnen uw bedrijf die SharePoint kan (helpen) oplossen.

Uw organisatie verliest veel onnodige tijd aan werkzaamheden als bestanden controleren, interne communicatie en projectmanagement. SharePoint omvat talloze krachtige tools om de productiviteit te verhogen. Bijvoorbeeld doordat documentmanagement en interne communicatie efficiënter én effectiever worden.

Met SharePoint kunt u versies beheren, grote hoeveelheden documenten indexeren, tegelijkertijd samenwerken aan documenten, gebruikersrechten beheren en workflows integreren voor bijvoorbeeld het goedkeuren of reviewen van documenten. Ook kunt u uw documentmanagement integreren met projectmanagement-, HR-, business intelligence- en boekhoudsystemen.

Dankzij SharePoint heeft u één platform voor interne communicatie. Iedere medewerker kan bijvoorbeeld een intranetpagina creëren met op maat gemaakt informatie voor hem of haar, intern communiceren is altijd en op alle apparaten mogelijk via tools als Skype for Business, kalenders zijn gekoppeld en medewerkers ontvangen automatisch notificaties van events.

Bij het samenwerken kunnen uw medewerkers tegen een hoop praktische problemen aanlopen die softwarematig zijn op te lossen.

Met SharePoint kunnen medewerkers bijvoorbeeld tegelijkertijd bestanden bewerken. Alle documenten en bewerkingen worden direct opgeslagen in de cloud, waar ze worden gesynchroniseerd met verbonden devices.

Daarnaast kunnen kalender-, notitie-, chat- en publicatietools worden gedeeld. SharePoint is vooral een effectief samenwerkingsinstrument als u het koppelt met Office 365. Teams kunnen dan bijvoorbeeld OneNote gebruiken om voortgang te documenteren en Yammer om te chatten.

SharePoint biedt tevens geavanceerde mogelijkheden voor taakmanagement, onder andere via Outlook.

Projectmanagement is altijd een uitdaging. SharePoint is dusdanig te configureren dat het een gestructureerde en overzichtelijke omgeving wordt om projecten te volgen en beheren. Dat kan bijvoorbeeld door teamsites op te zetten waarin álle projectmanagementprocessen zijn opgenomen.

SharePoint helpt ook uw informatiemanagement naar een hoger plan te brengen. Bijvoorbeeld door het stroomlijnen of automatiseren van versiebeheer, gebruikersrechten, documentmanagement en het toekennen van metadata.

Een belangrijk onderdeel binnen de samenwerking is het intern delen van bestanden. Bestanden worden vaak gedeeld via bijvoorbeeld e-mail, WeTransfer of clouddiensten als Dropbox en Google Drive. Dit is niet altijd wenselijk vanuit het oogpunt van bijvoorbeeld impact op servers, informatieveiligheid en versiebeheer.

Met de ingebouwde opslagoplossingen van SharePoint:

• Heeft uw organisatie alle bestanden in één omgeving, waardoor bestanden versturen niet meer nodig is.
• Zijn alle bestanden altijd gesynchroniseerd voor alle apparaten.
• Wordt alles geïndexeerd en dus doorzoekbaar.
• Kunnen meerdere mensen tegelijkertijd werken in hetzelfde bestand.

Sinds SharePoint 2013 zijn de ingebouwde analytics enorm verbeterd. SharePoint houdt bijvoorbeeld bij hoe vaak pagina’s worden bezocht, welke tools veel worden gebruikt, waarop wordt gezocht en hoe vaak.

Aan de hand van deze statistieken kunt u bijvoorbeeld inzicht krijgen in het gedrag van uw medewerkers. Omdat ook duidelijk wordt welke onderdelen van SharePoint vaak – of juist nauwelijks – worden gebruikt, kunt u het pakket optimaliseren en het maximale uit uw investering halen.

SharePoint is een samenwerk-omgeving voor onder andere content- en documentmanagement, interne communicatie en opslag van bestanden. Met de talloze tools binnen het platform kunt u veel praktische problemen binnen uw organisatie oplossen.

Zo kan uw organisatie de productiviteit verhogen, de onderlinge samenwerking verbeteren, het project- en informatiemanagement stroomlijnen, gemakkelijker intern bestanden delen en het gedrag van medewerkers analyseren met ingebouwde analytics.

Constant IT is onder meer gespecialiseerd in de Microsoft Cloud, waaronder SharePoint en Microsoft 365. Bent u benieuwd naar de mogelijkheden van SharePoint in uw organisatie? Neem dan contact met ons op via 020-7608700 of info@constant.it. Onze consultants komen ook graag bij u langs om u te ondersteunen en adviseren bij uw doelstellingen of uitdagingen op het gebied van IT.